Что такое таск-менеджер и чем он полезен

Когда компания быстро развивается и штат сотрудников стремительно растет, становится сложно контролировать рабочие процессы в телеграме или WhatsApp. Таск-менеджер решает эту проблему. Сотрудники смогут принимать рабочие задачи, обсуждать текущие дела, обмениваться файлами.

Но таск-менеджер не всегда просто выбрать: многие сервисы нельзя оплатить из России или сложно разобраться в интерфейсе. В статье приведем программы с базовыми функциями, которые легко освоить.

Что такое таск-менеджер

Таск-менеджер — это программа, которая помогает организовывать любого рода задачи и управлять ими. Варианты разные: разработка мобильного приложения, запуск обучающего курса, написание статьи или подготовка презентации для выступления.

Механика у всех сервисов одинаковая. Есть какая-то задача, например, разработка рекламной кампании. Далее маркетолог:

• заводит в таск-менеджере карточку;
• выбирает ответственного и добавляет исполнителей;
• устанавливает дедлайн;
• оставляет комментарии к задаче и прикрепляет файлы для работы: анализ целевой аудитории, конкурентов, сегментация рынка, бюджет;
• устанавливает приоритет: как срочно нужно выполнить проект.

Таск-менеджер подходит как для бизнеса, которому нужно организовывать работу большой команды, так и для фрилансеров, чтобы не теряться в заказах и планировать свое время.

Преимущества таск-менеджера

Все материалы по проектам в одном месте. В таск-менеджере можно собрать не только все проекты, но и их обсуждение между исполнителями, важные файлы по задачам. Руководитель сможет выгружать все идеи и поручения в планировщик, распределять их между исполнителями и не бояться упустить важные детали, например, пожелания заказчика.

Контроль за выполнением задач. В таск-менеджере видно, сколько у каждого сотрудника задач и какой у них статус: «В работе», «На доработке»,«На утверждении». Это помогает грамотно распределять нагрузку между исполнителями и задействовать тех, кто более свободен.

Повышение продуктивности. Планировщик показывает, сколько времени у каждого сотрудника уходит на закрытие задач. Эти цифры помогают проанализировать, какие процессы стоит ускорить, чтобы не терять клиентов и прибыль.

Например, программа предоставляет отчет, что техподдержка успевает обрабатывать 10 заявок из запланированных 20. Руководитель может рассмотреть подключение голосового помощника для решения типовых вопросов или чат-бота MANGO OFFICE. С помощью текстовых диалогов он имитирует человеческую речь и поддерживает диалог с клиентом.

Чат-бот отвечает на вопросы клиентов, внутренних сотрудников, партнеров по установленным и прописанным в программе скриптам. Когда вопрос требует участия человека, робот за две секунды передает сообщение менеджеру. Все это позволяет оставаться с клиентом на связи 24/7, быстрее обрабатывать заявки и не терять покупателей.

Автоматизация рутинных задач. В таск-менеджере можно сделать повтор на регулярные задачи. Например, настроить так, чтобы карточка «Составить отчет за квартал» со всеми исходными материалами и исполнителями появлялась раз в три месяца 20-го числа.

Недостатки таск-менеджера

Сложный интерфейс. Сотрудники могут не сразу понять, как заводить карточку задачи, менять ее статус и ориентироваться в разных папках и проектах. И пока они привыкают к новому сервису и частично работают в старых приложениях, работа дублируется, и происходит путаница.

Проблемы с настройкой приложения под свои нужды. В некоторых таск-менеджерах нельзя адаптировать карточки задач под себя: добавить свои поля или переименовать старые. Например, убрать вкладки «Email», «Длительность», а вместо них добавить «Референсы».

Платные функции. У бесплатных тарифов таск-менеджеров очень ограниченный функционал: можно добавить один проект и не больше пяти исполнителей. Поэтому протестировать планировщик всей команде сложно. И только после оплаты бизнес-тарифа может оказаться, что сотрудникам неудобно в нем работать.

Что учитывать при выборе таск-менеджера

Многие популярные таск-менеджеры больше не поддерживаются в России. Но даже после их ухода есть много отечественных планировщиков. Чтобы выбрать подходящий сервис под свои нужды, нужно ориентироваться на следующие критерии:

1. Насколько понятный интерфейс. В некоторых таск-менеджерах можно за несколько минут разобраться, как заводить карточки, устанавливать приоритеты, ставить исполнителей. Но есть и такие, где нужно проходить дополнительное обучение, чтобы освоить все функции программы. Если таск-менеджер нужно внедрить срочно, и нет времени на обучение и освоение программы, подойдет сервис с минимальным функционалом и интуитивно понятным интерфейсом, например, ЛидерТаск, GanntPro. WEEK.

2. Есть ли интеграция с другими приложениями. Например, если сотрудники активно используют Google Workspace, то таск-менеджер можно настроить так, чтобы события из Google-календаря автоматически переносились в программу.

3. Можно ли обсуждать задачи с командой. В некоторые таск-менеджере встраиваются чаты и голосовые сообщения. Все это поможет обсуждать задачи в одном месте и не отвлекаться на сторонние мессенджеры.

4. Есть ли особо важные функции. Например, рассылка уведомлений в телеграм, выгрузка отчетов в google-таблицы, предоставление частного доступа к проекту только исполнителям, или инструмент стратегического планирования — диаграмма Ганта. Ее используют, чтобы визуализировать отдельные этапы проекта с их временными промежутками. Например, проект по запуску email-рассылок по шкале Ганта можно разбить на несколько этапов: собрать email-базу, написать тексты, подобрать дизайн, протестировать письма.

При создании диаграммы нужно учитывать основные результаты, сроки достижения, зависимости, которые могут повлиять на сроки, команду проекта и их роль.

Обзор лучших таск-менеджеров

Во всех сервисах почти одинаковый набор инструментов: есть менеджер задач, отчеты по проектам, синхронизация с другими приложениями. Отличаются они по таким критериям:

• насколько просто разобраться в интерфейсе;
• есть ли возможность адаптировать программу под проекты компании: прикреплять к задачам свои, уникальные теги, ссылки, роли участников, приоритеты, которых нет в таск-менеджере;
• есть ли мобильное приложение;
• есть ли бесплатный тариф и какой у него функционал, сколько проектов и человек из команды можно добавить в программу.

ЛидерТаск

Таск-менеджер с интуитивным интерфейсом, который входит в единый реестр Российских программ. Кроме базовых инструментов, есть модуль «Инспектор». Это бот, который помогает с постановкой задачи: уточняет у вас сроки, исполнителя. А затем связывается с ним в мессенджере, напоминает периодически о дедлайне, вносит результат работы в карточку задачи и присылает его руководителю.

Плюсы:

• работает без интернета: возможно даже отправлять файлы другим пользователям;
• в карточках задач можно оставлять голосовые комментарии;
• приложение можно настроить под себя: добавить свои метки, например, «заказы», «реклама», «доработка». Или менять настройки менеджера задач, или календаря, например, настроить показ задач только с 9.00 до 17.00.

Минусы:

• есть расширения, которые нужно докупать помимо платного тарифа, например, уведомления в телеграм-канал, регламенты для онбординга новых сотрудников;
• оплата за тариф сразу за год, и если сервис не подойдет, вернуть деньги можно в течение двух дней с момента покупки.

Стоимость: 375 рублей в месяц за человека на бизнес-тарифе.

В ЛидерТаске есть функция повторяющихся задач. Их можно настроить так, чтобы карточки автоматически заводились с теми же техническими заданиями, исполнителями и сроками каждую неделю, месяц или год.

WEEEK

Российский таск-менеджер, которому также не страшны санкции. Есть система гибких уведомлений: можно выбрать, куда их присылать — в телеграм, ВКонтакте или по электронной почте. И отфильтровать, о чем уведомлять, например, о добавлении новых файлов в карточку задачи или об изменении приоритета.

Плюсы:

• интуитивный интерфейс;
• настройка приватности к проектам: внутри сервиса могут быть доски как с общими задачами для сотрудников, так и личные дела руководителя, которые видны только ему;
• интеграция с сервисами Яндекса и Google, например, календарем.

Минусы:

• есть отзывы с негативным впечатлением от техподдержки;
• случаются баги в мобильном приложении.

Стоимость: есть четыре тарифа — бесплатный, Lite, Pro, Business. Цена за Lite — от 199 рублей за человека в месяц, можно добавить неограниченное количество проектов и команду до 10 человек.

В таск-менеджер встроен таймер Pomodoro — с ним вы 25 минут фокусируетесь на задаче, и пять минут отдыхаете. Помогает сконцентрироваться на рабочих процессах.

Яндекс Трекер

Таск-менеджер с базовыми инструментами, который ориентирован на работу в методике Scrum. Это способ командной работы над новым проектом, который разбивается на небольшие спринты с конкретной целью. Например, создание статьи будет состоять из нескольких этапов: бриф заказчика, сбор фактуры, написание текста, подбор иллюстрации, публикация.

В классическом варианте каждый этап следует друг за другом, а по методике Scrum — дизайнер одновременно может готовить обложку к тексту, редактор — брифовать клиента, а автор — искать источники для статьи.

Плюсы:

• интерфейс на русском языке;
• Yandex Wiki: база знаний для сотрудников. Можно создать свою библиотеку с рабочими инструкциями и чек-листами, которая поможет быстрее адаптировать новичков в команде;
• есть инструменты для работы по методике Agile, в частности, Scrum.

Минусы:

• нет интеграции с мессенджерами;
• трудности с созданием своих фильтров и тегов к задачам.

Стоимость: для первых 100 пользователей полный доступ ко всем функциям стоит 440 рублей за пользователя в месяц.

Yandex Трекер можно привязать к Yandex Forms. Через них пользователи могут оставлять запросы на техподдержку, а в трекере автоматически заведется карточка с задачей и исполнителем, который окажет помощь.

Kaiten

Сервис подойдет и для большой команды, и фрилансерам. От других программ отличается возможностью расположить сразу несколько досок в одном рабочем пространстве. Например, во вкладке «Маркетинг» будут отдельные доски с дизайном, контентом, анализом рынка и конкурентов.

Плюсы:

• бесплатный тариф рассчитан на любое число пользователей команды;
• задачи из таск-менеджеров, которые ушли из России по типу Trello, Asana, переносятся автоматически;
• можно бесплатно добавить сторонних пользователей, например, заказчика. У него не будет доступа к редакции карточек задач, но он сможет следить, сколько времени уходит на задачи, какие промежуточные результаты получает команда.

Минусы:

• нет CRM системы, нельзя вести базу клиентов.

Стоимость: от 420 рублей за пользователя.

К разным доскам можно разграничить доступ сотрудников: назначить администраторов, комментаторов, редакторов, и тех лиц, кто может вносить изменения в задачу.

GanttPRO

Таск-менеджер с несложным интерфейсом. У него есть мобильное приложение, в котором не только можно просматривать уведомления, но и создать проект и начать работу с ним: назначить исполнителя, оставить в комментариях файлы и ссылки на техническое задание.

Плюсы:

• Готовые шаблоны диаграммы Ганта;
• Интеграция с Google Drive;
• бесплатный пробный период и помощь персонального менеджера, который помогает адаптироваться к программе.

Минусы:

• платные тарифы привязаны к доллару.

Стоимость: от $7.99 за пользователя в месяц.